Яндекс.Метрика

Бухгалтерский аутсорсинг. На что обратить внимание?

Бухгалтерский аутсорсинг. На что обратить внимание?

Аутсорсинг бухгалтерских услуг активно используется предпринимателями в различных формах бизнеса. Только грамотная подготовка к выбору контрагента – целое искусство, чаще всего коммерсанты смутно представляют, какие вопросы нужно задать представителям бухгалтерской фирмы. 

Бухгалтерский аутсорсинг. На что обратить внимание?

Аутсорсинг бухгалтерских услугАутсорсинг бухгалтерских услуг активно используется предпринимателями в различных формах бизнеса. Только грамотная подготовка к выбору контрагента – целое искусство, чаще всего коммерсанты смутно представляют, какие вопросы нужно задать представителям бухгалтерской фирмы. 

А ведь выбор внешней компании – чрезвычайно важное дело. Это поставщиков канцтоваров или оргтехники можно менять, как перчатки, а бухгалтерский аутсорсинг – дело тонкое, и доверить его можно только одной фирме! 

С чего начать?

Первым делом, выбирая фирму, которая возьмет на себя аутсорсинг бухгалтерских услуг, определитесь – нужен ли вам именно бухгалтерский аутсорсинг или достаточно будет сопровождения. Разница есть и значительная. 

Оказание бухгалтерских услуг может носить эпизодический характер. Необходимо подготовиться к закрытию года – обратились в фирму, сдали безупречную отчетность в налоговую и на какое-то время забыли о подрядчике. 

Бухгалтерский аутсорсинг подразумевает полную передачу финансовых функций внешней компании. Фирма, которая берет на себяаутсорсинг бухгалтерских услуг, занимается ежедневной методичной работой: помогает правильно выстроить бизнес-процессы компании, налаживает документооборот. 

Кристально прозрачная деятельность предприятия нравится не только налоговой. Порядок в бизнесе повышает его инвестиционную привлекательность и служит стимулом для дальнейшего развития. Поэтому выбирайте людей, от которых во многом зависит процветание вашего дела, правильно! 

Как это сделать? Задавайте правильные вопросы!

Важные вопросы

1.Какая программа будет использоваться?

Многие бухгалтерские агентства, причем достаточно крупные и известные, предпочитают пользоваться своим программным обеспечением, а не продуктами 1С. Только учтите, что даже самая лучшая и удобная программа, разработанная гениями отечественного IT рынка, может поставить вас в неприятное положение зависимости. Поэтому вопрос об интеграции такой системы с «1С:Бухгалтерия предприятия» или «1С:Зарплата и управление персоналом» обязательно задайте.

2.Как решается проблема безопасности и конфиденциальности данных?

Обычно компании, которые выполняют аутсорсинг бухгалтерских услуг, относятся к безопасности достаточно серьезно. Сотрудники внешней фирмы не работают с оригиналами, им попадают только электронные копии документов, которые внесены в программу 1С. Тем не менее, обязательно должен быть договор о конфиденциальности или специальные пункты о безопасности в двустороннем соглашении. Отдельно поинтересуйтесь, насколько защищена база данных. Желательно, чтобы она располагалась на собственном сервере,изолированном от хакерских атак, перепадов температур и затоплений. 

3.Насколько высок уровень обслуживания? 

Конечно, вы не обязаны верить на слово в то, что у компании-аутсорсера  все отлажено до совершенства и сбоев не бывает. Лучшая гарантия того, что ваши отчеты будут в полном порядке – договор оказания услуг с фиксацией всех ваших требований, сроков, порядка расчетов и т.д. Все бизнес-процессы должны быть прописаны и автоматизированы, только в этом случае можно не волноваться за их выполнение.  Для внутреннего аудита CRM-система должна постоянно напоминать об операциях, которые планирует провести внешняя фирма. 

4.Существует ли внутренний контроль качества?

Аутсорсинг бухгалтерских услуг – дело ответственное. Желательно, чтобы анализ учетной документации был многоступенчатым.  Нередко процесс внутреннего аудита автоматизирован, современные программы способны находить отклонения от стандарта и отсылают информацию специалистам. А там уже профессионалы досконально изучают документы и при необходимости вносят изменения. 

5.Какую ответственность несет компания, выполняющая бухгалтерский аутсорсинг? 

Лимиты ответственности – важная вещь. В договоре должны быть пункты, предусматривающие возмещение ущерба или штрафы в случае непредвиденных ситуаций. 

Что стоит обсудить дополнительно?

 

  • Право подписи первичной документации. Не всегда есть возможность руководству лично подписать документы, может быть имеет смысл заранее сформировать список лиц, способных решить этот вопрос?
  • Непредвиденные ситуации. Всегда нужно быть готовым к тому, что изменится законодательство, найдутся ошибки в документах, налоговые органы запросят дополнительную информацию и т.п. Как фирме, выполняющей бухгалтерский аутсорсинг действовать в нештатных ситуациях? В каких случаях стоит ставить в известность руководителя, а какие ситуации она может решить самостоятельно?

 

Развитие событий при досрочном расторжении или изменении договора на бухгалтерский аутсорсинг. Случаи бывают разные, как уведомить контрагента о том, что в компания больше не нуждается в их услугах? Обязательно зафиксируйте в договоре точные даты и сроки.

Конечно, в одной статье невозможно рассказать обо всех нюансах аутсорсинга. Поэтому выбирайте фирму с безупречной репутацией, профессионалы всегда помогут – подскажут, как составить договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг так, чтобы он был выгоден и удобен обеим сторонам. 

← К списку статей